اولین کاری که از شما انتظار میرود این است که درک درستی از سوال داشته باشید. یکی اینکه این نامه چون به همکار شما نوشته می شود، یک نامه نیمه رسمی (semi-formal) و یا رسمی (formal) است. در این نمونه سوال، قسمتهای مهم را با رنگ متفاوت نشان داده ایم. در نگارش خود باید بطور مستقیم و غیر مستقیم به این موارد اشاره کنید:
- colleague
- another country
- plane
- airport pickup
- hotel accommodation
- when
- where
- other arrangements
با توجه به اینکه در بدنه (body) نامه ، دو تا پاراگراف میتوانیم بنویسیم. بهتر است موارد 1 و 2 را در پاراگراف اول پوشش دهید و مورد 3 را در پاراگراف بعدی. در پاراگراف جمع بندی نیز اشاره کنید به اینکه، اگر سوالی یا موردی هست با شما مطرح کند و بیان کنید که بیصبرانه در انتظار یک جلسه (meeting) موفق و با ثمر هستید.
